Que coûte une journée d'arrêt à votre étude ?

Lundi matin, neuf heures moins le quart. Le premier client attend dans la salle d'attente, l'acte de dix heures est prêt, et personne n'accède aux dossiers. Le serveur ne donne aucun signe de vie. La suite, toute étude qui l'a vécue la connaît : des coups de fil, de l'attente, de l'improvisation sur papier, et un fournisseur qui passera « encore aujourd'hui ». Ce que cela coûte, presque personne ne le sait précisément. C'est pourtant la première question à laquelle vous devriez répondre avant de décider combien investir dans la continuité.

Le calcul que l'on fait rarement

Prenez une étude de huit collaborateurs. Une journée de huit heures à un coût salarial moyen de 45 euros de l'heure, charges comprises, représente près de 2 900 euros. C'est le coût de personnes présentes mais qui ne peuvent pas travailler. Et ce n'est que le début.

Les montants sont indicatifs. La dernière ligne ne l'est pas : une étude notariale travaille avec des délais qui n'attendent pas que le serveur refonctionne. Un acte qui n'est pas passé, un enregistrement qui arrive trop tard, un client qui constate dans la salle d'attente que l'étude est bloquée. Ce genre de dommage ne figure sur aucune facture, mais c'est celui qui reste le plus longtemps.

Deux questions qui déterminent tout

Le monde de l'IT a des termes compliqués pour cela. Vous n'en avez pas besoin. Seules deux questions comptent.

• Combien de temps cela peut-il durer ? Si le serveur tombe, combien d'heures l'étude peut-elle rester à l'arrêt avant que le dommage ne devienne inacceptable ? Une demi-journée ? Deux heures ? Vingt minutes ?
• Combien de travail peut-on perdre ? Si vous devez revenir à la dernière sauvegarde, combien de travail est perdu ? Avec une sauvegarde qui tourne chaque nuit, c'est dans le pire des cas une journée complète : tous les actes, e-mails et dossiers de la journée.

Qui répond à ces deux questions sait immédiatement si l'installation actuelle suffit. La plupart des études constatent qu'elles jugent une journée d'arrêt inacceptable, tout en ayant une installation qui produit exactement cela.

Trois façons pour une étude de s'arrêter

La technique. Un disque dur, une alimentation, un serveur vieillissant qui rend l'âme après six ans. C'est le scénario auquel tout le monde pense, et c'est le moins grave. Le matériel se remplace. La seule question est la rapidité, et si les données qui s'y trouvaient existent encore.

L'humain et le rançongiciel. Un clic sur une pièce jointe, et tous les fichiers du serveur sont chiffrés. Ce scénario est plus fréquent qu'une panne matérielle, et il est pire : la sauvegarde sur le disque externe dans la même armoire est généralement chiffrée avec. Ici, la question n'est pas seulement de savoir si vous avez une sauvegarde, mais si elle est hors de portée de l'attaquant.

L'environnement. Une panne de courant dans la rue, une ligne internet qui tombe, un fournisseur qui a lui-même un problème. Plus votre travail passe par internet, plus ce scénario pèse. Une seconde connexion internet indépendante n'est alors plus un luxe.

Ce qu'implique une installation solide

La continuité n'est pas un produit que l'on achète, mais un ensemble de dispositions qui fonctionnent ensemble. Les principales :

• Trois copies, deux types de supports, une hors de l'étude. La vieille règle reste valable. Une sauvegarde au même endroit que le serveur n'est pas une sauvegarde.
• Une copie que personne ne peut modifier. Pas même un attaquant disposant des droits d'administrateur. C'est la seule chose qui protège contre un rançongiciel.
• Une restauration testée. Une sauvegarde jamais restaurée est un tas de fichiers dont vous espérez qu'ils fonctionnent. Au moins un vrai test de restauration par an, chronomètre en main.
• Une solution de repli. Où travaille l'étude si le serveur est hors service pendant deux jours ? Une machine de réserve, un environnement hébergé que l'on peut démarrer, ou des postes de travail dans le cloud. La réponse ne peut pas être « on verra bien ».
• Une surveillance qui alerte avant la panne. Un disque qui commence à produire des erreurs, une sauvegarde qui échoue en silence, un serveur qui redémarre la nuit : qui voit cela avant que l'étude ne le remarque évite la plus grande partie de l'arrêt.
• Un onduleur et une seconde ligne. Une batterie qui permet au serveur de s'arrêter proprement, et une connexion internet qui ne dépend pas du même câble.
• Un plan sur papier. Qui appelle-t-on à huit heures du matin ? Où sont les mots de passe ? Quels clients prévenir en premier ? Une feuille A4 suffit, pourvu qu'elle existe.

Ce que coûte la prévention, face à ce qu'elle rapporte

Une sauvegarde hors site coûte à une petite étude 40 à 80 euros par mois. Surveillance et entretien, 100 à 150 euros. Une seconde ligne internet, 30 à 60 euros. Au total, environ 2 000 à 3 500 euros par an. C'est moins que l'estimation la plus prudente d'une seule journée d'arrêt. Qui a déjà vécu une vraie panne sait que la comparaison est encore plus nette : la question n'est pas de savoir si le serveur tombera un jour, mais quand, et si l'étude aura alors besoin d'une heure ou d'une semaine.

Trois questions à se poser dès aujourd'hui

1. Quand notre sauvegarde a-t-elle été réellement restaurée pour la dernière fois, et combien de temps cela a-t-il pris ?
2. Existe-t-il une copie de nos données hors de l'étude, hors de portée de quiconque accède au serveur ?
3. Si le serveur ne redémarre pas demain, qui appelons-nous, et comment continuons-nous à travailler entre-temps ?

À la première question, un nombre surprenant d'études répondent « jamais ». Ce n'est pas un reproche ; c'est le point de départ.