Het is maandagochtend, kwart voor negen. De eerste cliënt zit in de wachtzaal, de akte van tien uur staat klaar, en niemand raakt in de dossiers. De server geeft geen teken van leven. Wat volgt, kent elk kantoor dat het ooit meemaakte: telefoontjes, wachten, improviseren met papier, en een leverancier die "vandaag nog" langskomt. Wat het kost, weet bijna niemand precies. Toch is dat de eerste vraag die u zou moeten beantwoorden vóór u beslist hoeveel u in continuïteit investeert.
De rekensom die zelden gemaakt wordt
Neem een kantoor met acht medewerkers. Een werkdag van acht uur aan een gemiddelde loonkost van 45 euro per uur, overhead inbegrepen, is bijna 2.900 euro. Dat is de kost van mensen die aanwezig zijn maar niet kunnen werken. En dat is nog maar het begin.
| Wat een dag stilstand kost (8 medewerkers) | Indicatie |
|---|---|
| Loonkost van medewerkers die niet kunnen werken | € 2.500 – 3.500 |
| Omzet die niet gerealiseerd wordt of verschuift | € 2.000 – 5.000 |
| Spoedinterventie en eventuele noodaankoop van hardware | € 1.000 – 6.000 |
| Werk sinds de laatste back-up opnieuw doen | tot een volledige dag |
| Uitgestelde aktes, gemiste termijnen, ongeruste cliënten | niet in euro's uit te drukken |
| Eén dag stilstand, voorzichtig geraamd | € 6.000 – 15.000 |
De bedragen zijn indicatief. De laatste regel is dat niet: een notariskantoor werkt met termijnen die niet wachten tot de server terug werkt. Een akte die niet verleden wordt, een registratie die te laat gebeurt, een cliënt die in de wachtzaal ziet dat het kantoor vastloopt. Dat soort schade staat op geen enkele factuur, maar het blijft het langst hangen.
Twee vragen die alles bepalen
In de IT-wereld bestaan hier ingewikkelde termen voor. U hebt ze niet nodig. Er zijn maar twee vragen die tellen.
- Hoe lang mag het duren? Als de server uitvalt, hoeveel uur mag het kantoor stilliggen vóór de schade onaanvaardbaar wordt? Een halve dag? Twee uur? Twintig minuten?
- Hoeveel werk mag verloren gaan? Als u naar de laatste back-up moet terugkeren, hoeveel werk bent u dan kwijt? Bij een back-up die elke nacht loopt, is dat in het slechtste geval een volledige werkdag: alle aktes, mails en dossiers van die dag.
Wie deze twee vragen beantwoordt, weet meteen of de huidige opzet volstaat. De meeste kantoren komen tot de vaststelling dat ze een dag stilstand niet aanvaardbaar vinden, maar wel een opzet hebben die precies dat oplevert.
Drie manieren waarop een kantoor stilvalt
De techniek. Een harde schijf, een voeding, een verouderde server die na zes jaar de geest geeft. Dit is het scenario waar iedereen aan denkt, en het is het minst erge. Hardware is te vervangen. De vraag is alleen hoe snel, en of de gegevens erop nog bestaan.
De mens en de gijzelsoftware. Eén klik op een bijlage, en alle bestanden op de server zijn versleuteld. Dit scenario komt vaker voor dan een hardwarepanne, en het is erger: de back-up op de externe schijf in dezelfde kast is meestal mee versleuteld. Hier telt niet alleen of u een back-up hebt, maar of die buiten het bereik van de aanvaller staat.
De omgeving. Een stroompanne in de straat, een internetlijn die uitvalt, een leverancier die zelf een probleem heeft. Hoe meer van uw werk via het internet loopt, hoe meer dit scenario weegt. Een tweede, onafhankelijke internetverbinding is dan geen luxe meer.
Wat een degelijke opzet inhoudt
Continuïteit is geen product dat u koopt, maar een aantal afspraken die samen werken. De belangrijkste:
- Drie kopieën, twee soorten media, één buiten het kantoor. De oude vuistregel geldt nog altijd. Een back-up op dezelfde plaats als de server is geen back-up.
- Een kopie die niemand kan wijzigen. Ook een aanvaller met beheerdersrechten niet. Dat is het enige wat tegen gijzelsoftware helpt.
- Een herstel dat getest is. Een back-up die nooit is teruggezet, is een hoop bestanden waarvan u hoopt dat ze werken. Minstens één keer per jaar een echte hersteltest, met de klok erbij.
- Een uitwijk. Waar werkt het kantoor als de server twee dagen weg is? Een reservemachine, een gehoste omgeving die u kunt opstarten, of werkplekken in de cloud. Het antwoord mag niet "dan zien we wel" zijn.
- Bewaking die vóór de panne waarschuwt. Een schijf die fouten begint te geven, een back-up die stilletjes mislukt, een server die 's nachts herstart: wie dat ziet vóór het kantoor het merkt, voorkomt het grootste deel van de stilstand.
- Noodstroom en een tweede lijn. Een batterij die de server netjes laat afsluiten, en een internetverbinding die niet van dezelfde kabel afhangt.
- Een plan op papier. Wie bel je om acht uur 's ochtends? Waar staan de wachtwoorden? Welke cliënten verwittig je eerst? Een A4'tje volstaat, als het maar bestaat.
Wat voorkomen kost, tegenover wat het oplevert
Een back-up buiten het kantoor kost een klein kantoor 40 tot 80 euro per maand. Bewaking en onderhoud 100 tot 150 euro. Een tweede internetlijn 30 tot 60 euro. Samen ruwweg 2.000 tot 3.500 euro per jaar. Dat is minder dan de voorzichtigste raming van één dag stilstand. Wie ooit een echte panne meemaakte, weet dat de vergelijking nog scherper is: het is niet de vraag óf de server ooit uitvalt, maar wanneer, en of het kantoor dan een uur of een week nodig heeft.
Continuïteit koopt u niet op de dag van de panne. Wat u dan nog kunt doen, is bellen en wachten. Alles wat het verschil maakt, is ervoor geregeld.
Drie vragen om vandaag al te stellen
- Wanneer is onze back-up voor het laatst echt teruggezet, en hoe lang duurde dat?
- Staat er een kopie van onze gegevens buiten het kantoor, buiten het bereik van wie op de server kan?
- Als de server morgen niet meer opstart, wie bellen we dan, en hoe werken we intussen verder?
Op de eerste vraag antwoordt een verrassend aantal kantoren met "nooit". Dat is geen verwijt; het is het punt waarop u begint.
Hoe lang zou úw kantoor stilliggen?
In een gratis audit brengen we uw back-up, uw uitwijk en uw hersteltijd in kaart, en zetten we ze naast wat een dag stilstand u kost. Zonder verplichting.
Plan uw gratis IT-audit