Uw gegevens, helder uitgelegd.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Exon ICT Group BV, Smederijstraat 32 Unit 15, 2960 Brecht, ondernemingsnummer BE 0699.934.875, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die u via deze website of in het kader van onze dienstverlening aan ons toevertrouwt. Vragen over uw gegevens stelt u aan Bjorn De Keirsmaeker, contactpersoon gegevensbescherming, via bjorn@exon-ict-group.be of +32 3 663 46 56.

2. Welke gegevens wij verwerken en waarom

Aanvraag van een gratis IT-audit (contactformulier). U geeft uw naam, kantoor of bedrijf, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer, uw sector en rol, en een bericht. Wij gebruiken die gegevens om uw aanvraag te behandelen en contact met u op te nemen. Grondslag: de stappen die u ons vraagt te zetten vóór een eventuele overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). Bij een sollicitatie verwerken wij daarnaast de gegevens in uw bericht en uw cv, uitsluitend om uw kandidatuur te beoordelen.

Uw websitebezoek bij uw aanvraag. Verstuurt u het formulier of de maturiteitsscan, dan voegen wij aan uw aanvraag toe welke pagina's u die dag op onze website bekeek en hoe lang, hoe u op de website kwam (bijvoorbeeld via een zoekmachine, LinkedIn of een e-mail van ons) en, als dat gekend is, de organisatie achter het netwerk (zie punt 3). Uw aanvraag komt zo met die context in ons klantenbeheersysteem, zodat wij u gericht kunnen antwoorden. Het gaat alleen om het bezoek van die ene dag: wij volgen u niet over meerdere dagen. Sollicitaties vallen hier niet onder. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om uw aanvraag goed op te volgen.

Maturiteitsscan. U beantwoordt drie vragen en geeft uw e-mailadres op. Wij bewaren uw e-mailadres, uw score en het bijbehorende profiel, om u het resultaat en concrete tips te bezorgen en om u, als u dat wenst, een audit voor te stellen. Grondslag: uw toestemming, die u geeft door uw e-mailadres in te vullen en die u op elk moment kunt intrekken.

Nieuwsbrief. Wij versturen af en toe een nieuwsbrief aan klanten en aan wie zich daarvoor heeft ingeschreven. Daarvoor gebruiken wij uw naam en e-mailadres. Grondslag: uw toestemming, of voor bestaande klanten ons gerechtvaardigd belang om u over onze diensten te informeren. Onderaan elke nieuwsbrief kunt u zich uitschrijven.

Hulp op afstand (supportpagina). U geeft een sessiecode in die u van onze technicus kreeg. Die code is geen persoonsgegeven. De sessie zelf verloopt via de software van ISL Online; wat onze technicus tijdens de sessie ziet, valt onder de overeenkomst die wij als IT-partner met uw kantoor hebben.

E-mail en telefoon. Als u ons rechtstreeks contacteert, verwerken wij de gegevens die u daarbij meedeelt, om u te antwoorden en onze dienstverlening uit te voeren.

Klantenadministratie. Bent u klant, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor offertes, contracten, facturatie en support. Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen.

Technische gegevens. Om misbruik van het contactformulier te voorkomen, bewaren wij gedurende tien minuten een versleutelde (gehashte) vorm van uw IP-adres. Onze webserver houdt daarnaast standaard logboeken bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype) voor de beveiliging en het goed functioneren van de website. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website.

3. Geen cookies, wel bezoekersstatistieken

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen advertentiediensten. Wij meten het bezoek zelf, op onze eigen server, zonder externe statistiekdienst. Per bekeken pagina registreren wij de pagina, de website waarvan u komt, eventuele campagnecodes in de link, het type toestel en browser, de tijdzone van uw toestel en hoe lang de pagina open stond. Om bezoekers van één dag te kunnen tellen, maken wij uit uw IP-adres en browsergegevens een code met een sleutel die elke dag wisselt en daarna wordt gewist. Uw IP-adres zelf wordt niet opgeslagen en wij kunnen u daarmee niet over dagen heen herkennen of identificeren. Wij zien hoeveel bezoekers een pagina bekijken en via welke weg ze komen, niet wie ze zijn. Links in onze e-mails bevatten een campagnecode per verzending, niet per ontvanger: wij zien hoeveel bezoekers een mailing opleverde, niet wie er klikte. Wij bewaren deze statistieken maximaal 25 maanden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke informatie op onze website nuttig is.

Organisatie achter het netwerk. Bij uw eerste paginabezoek van de dag zoeken wij uw IP-adres eenmalig op in het openbare register van RIPE NCC (Amsterdam), de instantie die IP-adressen in Europa registreert. Staat het netwerk waarmee u surft op naam van een organisatie, dan noteren wij die organisatienaam bij uw bezoek. Surft u via een gewone internetprovider (thuis, mobiel of een klein kantoor), dan noteren wij alleen de naam van die provider. Wij gebruiken nooit de namen van contactpersonen uit het register, bewaren uw IP-adres niet en koppelen de organisatienaam niet aan andere gegevens over u. Zo zien wij welke soort organisaties onze informatie raadplegen. De organisatienaam wordt na twaalf maanden van het bezoek verwijderd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening af te stemmen op de organisaties die interesse tonen. U kunt daartegen bezwaar maken via bjorn@exon-ict-group.be; wij nemen uw organisatie dan niet meer op.

4. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Wij doen wel een beroep op dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken:

• de hosting van deze website, op servers in de Europese Unie (Finland);
• Microsoft (Microsoft 365) voor onze e-mail en kantoortoepassingen, waarmee ook de aanvragen van het formulier en de scan bij ons toekomen;
• Exact (Exact Online) voor onze klantenadministratie en boekhouding;
• Hetzner Online (Duitsland) voor de hosting van ons eigen klantenbeheersysteem, waarin ook uw aanvragen terechtkomen;
• Mailchimp (Intuit Inc., Verenigde Staten) voor het versturen van onze nieuwsbrief;
• ISL Online voor hulp op afstand.

Met deze partijen zijn de nodige verwerkersafspraken gemaakt. Wij geven uw gegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een dienstverlener dat doet met de waarborgen die de AVG vereist (zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen). Daarnaast delen wij gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

• Aanvragen en scanresultaten: zolang nodig om ze op te volgen. Wordt u geen klant, dan verwijderen wij ze uiterlijk twaalf maanden na ons laatste contact.
• Gegevens van klanten: voor de duur van de overeenkomst en daarna zolang de wet dat vereist, onder meer zeven jaar voor boekhoudkundige stukken.
• Nieuwsbrief: tot u zich uitschrijft.
• Sollicitaties: tot zes maanden na het afsluiten van de selectie, tenzij u instemt met langer bewaren.
• De gehashte vorm van uw IP-adres: tien minuten. Serverlogboeken: hoogstens enkele weken.

6. Hoe wij uw gegevens beveiligen

De verbinding met deze website is versleuteld (https). Aanvragen worden via een beveiligde verbinding naar onze mailomgeving gestuurd. Toegang tot uw gegevens is beperkt tot de medewerkers die ze nodig hebben. Als IT-partner passen wij op onze eigen omgeving dezelfde beveiligingsmaatregelen toe die wij onze klanten aanraden.

7. Uw rechten

U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten wissen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, om uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen en om een gegeven toestemming in te trekken. Stuur uw verzoek naar bjorn@exon-ict-group.be. Wij antwoorden binnen één maand. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij u om aanvullende informatie vragen.

Bent u niet tevreden met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Minderjarigen

Deze website richt zich tot kantoren en bedrijven. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan zestien jaar.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Laatste wijziging: 26 oktober 2026.