Exon CTI : l'appelant est déjà à l'écran.

Un client appelle. Avec l'ancien central téléphonique, sa fiche s'ouvrait souvent aussitôt dans ActaLibra ; depuis le passage à la téléphonie cloud, de nombreuses études ne voient plus qu'un numéro. Commence alors la recherche : qui est-ce, de quel dossier s'agit-il, qui le traite ? C'est pourquoi nous avons développé nous-mêmes Exon CTI, une liaison entre notre téléphonie ClearVox et ActaLibra, que nous proposons désormais activement aux études notariales. Cet article explique ce que fait la liaison, comment elle fonctionne et comment nous traitons vos données.

Qu'est-ce que la CTI ?

CTI signifie computer telephony integration : le téléphone et l'ordinateur travaillent ensemble. Dans une étude notariale, cela se résume à deux choses. Lors d'un appel entrant, le logiciel de l'étude ouvre lui-même la fiche de l'appelant. Et pour appeler quelqu'un, il suffit de cliquer sur le numéro au lieu de le recopier. Cela paraît simple, mais cela épargne à chaque collaborateur des dizaines de recherches par jour, et l'appelant le remarque immédiatement : il ne doit plus épeler son nom ni son dossier.

Ce que fait concrètement Exon CTI

• La fiche s'ouvre d'elle-même. Lorsque votre poste sonne, ActaLibra ouvre à l'écran la fiche personne de l'appelant, avec ses coordonnées et ses dossiers. Automatiquement ou après un clic sur la notification : nous le réglons par étude.
• Une notification à chaque appel. Une notification avec le numéro de l'appelant apparaît à l'écran, avant même que vous décrochiez.
• Appeler en un clic. Cliquez sur un numéro de téléphone dans ActaLibra : votre propre poste sonne, vous décrochez et l'appel part. Plus de numéros à recopier, plus d'erreurs de composition.
• Chaque collaborateur ses propres appels. La fiche s'affiche chez le collaborateur dont le poste sonne, pas chez le collègue d'à côté. Même si toute l'étude travaille sur le même serveur de terminaux.

Comment cela fonctionne

Sur chaque poste de travail, ou dans chaque session utilisateur sur le serveur de terminaux, tourne un petit programme d'Exon. Il est relié à notre plateforme CTI, qui suit en direct ce qui se passe sur la téléphonie ClearVox de votre étude. Quand un poste sonne, seul le programme du bon collaborateur est averti, et il demande à ActaLibra d'ouvrir la fiche qui correspond au numéro. ActaLibra recherche lui-même l'appelant dans ses propres données. Que le numéro arrive sous la forme 0477…, +32 477… ou 0032 477… : la bonne fiche s'ouvre.

Rien ne change dans ActaLibra lui-même. La liaison utilise les fonctions prévues à cet effet par le logiciel. Vos collaborateurs travaillent comme ils en ont l'habitude, simplement plus vite.

Les données de vos clients restent à l'étude

Une étude notariale traite les données de ses clients avec soin, et nous aussi. C'est pourquoi Exon CTI est conçu de façon à ce que les noms, adresses et dossiers ne quittent jamais votre étude.

• La recherche se fait localement. Notre plateforme CTI ne connaît qu'un numéro de téléphone, un poste et une heure. Qui est l'appelant, c'est ActaLibra qui le recherche, au sein de votre propre environnement.
• Chaque étude strictement cloisonnée. Chaque étude dispose de sa propre liaison, distincte, avec la téléphonie. Un appel de votre étude ne peut jamais aboutir dans une autre étude, et nous le vérifions automatiquement à chaque modification.
• Hébergé dans l'Union européenne, géré et surveillé par nos soins.
• Aucun port ouvert. Le programme sur vos postes établit lui-même une connexion sécurisée vers l'extérieur. Rien ne doit être ouvert dans le pare-feu de votre étude.

Et si la liaison ne fonctionne pas un moment ?

Votre téléphonie continue de fonctionner normalement. Exon CTI se place à côté du central téléphonique, pas entre les deux. Si la liaison tombe, les postes sonnent comme toujours et seule la fiche à l'écran disparaît, jusqu'à ce que la connexion se rétablisse d'elle-même. Nous surveillons la plateforme et sommes nous-mêmes avertis en cas de problème, généralement avant que vous ne le remarquiez.

Pourquoi nous la développons nous-mêmes

Dans les études que nous accompagnons, nous gérons la téléphonie, les postes de travail et les serveurs de terminaux sur lesquels tourne ActaLibra. La liaison entre les deux en fait donc partie. Comme nous l'avons développée nous-mêmes, nous en connaissons chaque élément, du central téléphonique jusqu'à l'écran de votre collaborateur, et vous avez un seul interlocuteur pour votre téléphonie, votre IT et la liaison entre les deux. En cas de problème, c'est nous qui le résolvons.

Disponibilité

Exon CTI tourne aujourd'hui dans la pratique quotidienne d'une étude notariale et est maintenant déployé dans les études qui travaillent avec ActaLibra et dont la téléphonie ClearVox est gérée par nous. L'activation se fait en grande partie à distance : nous associons les postes aux bons collaborateurs, installons le programme sur les postes de travail ou le serveur de terminaux et testons avec vous.

Le prix est simple : une activation unique par étude et par utilisateur, puis un prix mensuel fixe par utilisateur. Vous recevez au préalable un devis sur mesure.

Trois questions à vous poser dès aujourd'hui

1. Combien de fois par jour un collaborateur recherche-t-il un appelant dans ActaLibra ?
2. La fiche s'ouvrait-elle autrefois d'elle-même lors d'un appel entrant, et depuis quand n'est-ce plus le cas ?
3. Combien de numéros recopions-nous chaque jour de l'écran vers le téléphone ?

Si vous répondez « régulièrement » à la première question, Exon CTI vous fait gagner du temps chaque jour. Et chaque appelant le remarque.