Een cliënt belt. Met de oude telefooncentrale opende zijn fiche in ActaLibra vaak meteen; sinds de overstap naar cloudtelefonie ziet de medewerker bij veel kantoren alleen nog een nummer. Dan begint het zoeken: wie is dit, over welk dossier gaat het, wie behandelt het? Daarom ontwikkelden wij zelf Exon CTI, een koppeling tussen onze ClearVox-telefonie en ActaLibra, en bieden we die nu actief aan de notariskantoren aan. Dit artikel legt uit wat de koppeling doet, hoe ze werkt en hoe we met uw gegevens omgaan.
Wat CTI is
CTI staat voor computer telephony integration: telefoon en computer werken samen. In een notariskantoor komt dat neer op twee dingen. Bij een inkomende oproep opent de software van het kantoor zelf de fiche van de beller. En wie iemand wil bellen, klikt op het nummer in plaats van het over te typen. Het klinkt eenvoudig, maar het bespaart elke medewerker tientallen zoekopdrachten per dag, en de beller merkt het meteen: hij hoeft zijn naam en zijn dossier niet meer te spellen.
Wat Exon CTI concreet doet
- De fiche opent vanzelf. Rinkelt uw toestel, dan opent ActaLibra op uw scherm de persoonsfiche van de beller, met zijn gegevens en dossiers. Automatisch of na één klik op de melding: dat stellen we per kantoor in.
- Een melding bij elke oproep. Op uw scherm verschijnt een melding met het nummer van de beller, nog vóór u opneemt.
- Bellen met één klik. Klik in ActaLibra op een telefoonnummer: uw eigen toestel gaat over, u neemt op en de oproep vertrekt. Geen nummers meer overtypen, geen verkeerd gekozen cijfers.
- Elke medewerker zijn eigen oproepen. De fiche verschijnt bij de medewerker van wie het toestel rinkelt, niet bij de collega ernaast. Ook als het hele kantoor op dezelfde terminal server werkt.
Hoe het werkt
Op elke werkplek, of in elke gebruikerssessie op de terminal server, draait een klein programma van Exon. Dat staat in verbinding met ons CTI-platform, dat live meevolgt wat er op de ClearVox-telefonie van uw kantoor gebeurt. Gaat een toestel over, dan krijgt alleen het programma van de juiste medewerker een seintje, en dat vraagt ActaLibra om de fiche te openen die bij het nummer hoort. ActaLibra zoekt de beller zelf op in de eigen gegevens. Of het nummer nu als 0477…, +32 477… of 0032 477… binnenkomt: de juiste fiche gaat open.
Aan ActaLibra zelf verandert niets. De koppeling gebruikt de functies die het pakket daarvoor voorziet. Uw medewerkers werken zoals ze gewend zijn, alleen sneller.
Uw cliëntgegevens blijven op kantoor
Een notariskantoor gaat zorgvuldig om met de gegevens van cliënten, en wij ook. Daarom is Exon CTI zo gebouwd dat namen, adressen en dossiers uw kantoor nooit verlaten.
- Opzoeken gebeurt lokaal. Ons CTI-platform kent alleen een telefoonnummer, een toestel en een tijdstip. Wie de beller is, zoekt ActaLibra op, binnen uw eigen omgeving.
- Elk kantoor strikt afgeschermd. Elk notariaat heeft een eigen, afzonderlijke verbinding met de telefonie. Een oproep van uw kantoor kan nooit bij een ander kantoor terechtkomen, en dat controleren we automatisch bij elke aanpassing.
- Gehost in de Europese Unie, door ons beheerd en bewaakt.
- Geen open poorten. Het programma op uw werkplekken legt zelf een beveiligde verbinding naar buiten. In de firewall van uw kantoor hoeft niets open te staan.
En als de koppeling even niet werkt?
Dan werkt uw telefonie gewoon door. Exon CTI hangt naast de telefooncentrale, niet ertussen. Valt de koppeling weg, dan rinkelen de toestellen zoals altijd en verdwijnt alleen de fiche op het scherm, tot de verbinding vanzelf hersteld is. Wij bewaken het platform en krijgen zelf een melding als er iets hapert, meestal vóór u het merkt.
Waarom wij dit zelf bouwen
Bij de kantoren die wij begeleiden, beheren wij de telefonie, de werkplekken en de terminal servers waarop ActaLibra draait. De koppeling daartussen hoort er dus bij. Omdat we ze zelf ontwikkeld hebben, kennen we elk onderdeel, van de telefooncentrale tot het scherm van uw medewerker, en hebt u voor uw telefonie, uw IT en de koppeling ertussen één aanspreekpunt. Loopt er iets mis, dan lossen wij het op.
Beschikbaarheid
Exon CTI draait vandaag in de dagelijkse praktijk van een notariskantoor en wordt nu uitgerold naar de notariaten die met ActaLibra werken en hun ClearVox-telefonie bij ons hebben. De activatie gebeurt grotendeels van op afstand: wij koppelen de toestellen aan de juiste medewerkers, installeren het programma op de werkplekken of de terminal server en testen samen met u.
De prijs is eenvoudig: een eenmalige activatie per kantoor en per gebruiker, en daarna een vaste maandprijs per gebruiker. U krijgt vooraf een offerte op maat.
Werkt uw kantoor met SuperMedewerker? Ook voor u komt Exon CTI eraan. In een volgende stap bouwen we dezelfde koppeling voor SuperMedewerker, met dezelfde uitgangspunten: de fiche opent vanzelf en uw gegevens blijven op kantoor.
Drie vragen om vandaag al te stellen
- Hoe vaak per dag zoekt een medewerker bij ons een beller op in ActaLibra?
- Opende de fiche vroeger wel vanzelf bij een inkomende oproep, en sinds wanneer niet meer?
- Hoeveel nummers typen wij dagelijks over van het scherm naar het toestel?
Wie op de eerste vraag "geregeld" antwoordt, wint met Exon CTI elke dag tijd. En elke beller merkt het.
Exon CTI op uw kantoor?
Wij bekijken samen met u hoe uw telefonie en ActaLibra vandaag samenwerken en wat Exon CTI voor uw medewerkers verandert. U krijgt vooraf een offerte op maat.
Vraag Exon CTI aan