Cloud of eigen server voor uw notariskantoor?

De vraag komt zelden op een rustig moment. Meestal is het de server in de kast die kuren vertoont, de leverancier die een nieuwe voorstelt, of een medewerker die vraagt waarom thuiswerken zo moeizaam gaat. En dan klinkt het: waarom zetten we niet gewoon alles in de cloud? Een goede vraag, maar de meeste kantoren beantwoorden ze onder tijdsdruk. Dit artikel helpt u de afweging vooraf te maken, met één maatstaf die zelden op tafel ligt: wat kost elke optie werkelijk over vijf jaar?

Wat "de cloud" voor een notariskantoor concreet betekent

Een deel van uw werk draait al buiten uw muren. De diensten van FEDNOT en uw notariële software werken grotendeels via het internet, of u dat nu wilt of niet. De keuze gaat dus niet over alles of niets, maar over de rest: uw dossiers en documenten, uw e-mail, uw werkplekken en uw telefonie. Daarvoor hebt u drie modellen.

• Eigen server: een fysieke machine op kantoor, met daarop uw bestanden, gebruikersbeheer en eventueel uw toepassingen.
• Cloud: geen server op kantoor. Uw bestanden en e-mail staan bij Microsoft 365, uw toepassingen draaien op een gehoste server of gehoste werkplek in een datacenter in Europa.
• Hybride: e-mail en samenwerking in de cloud, de zwaarste toepassingen of het archief nog lokaal. In de praktijk is dit het model waar veel kantoren op uitkomen.

De eigen server: vertrouwd, maar niet gratis

De server op kantoor heeft echte voordelen. Uw gegevens staan letterlijk in huis. Werkt het internet even niet, dan werkt het kantoor door op lokale bestanden. U betaalt één keer en bent voor jaren vertrokken. En u weet precies wie fysiek bij de machine kan.

Wat de prijsofferte niet toont, is alles wat er in de jaren nadien bij komt:

• Licenties voor het serverbesturingssysteem en per gebruiker, plus software voor back-up.
• Een back-up buiten het kantoor. Een externe schijf in dezelfde kast beschermt niet tegen brand, diefstal of gijzelsoftware.
• Een noodstroomvoorziening, een degelijk netwerk, stroom en koeling.
• Onderhoud, beveiligingsupdates en bewaking. Een server die niemand in het oog houdt, valt uit op het slechtst mogelijke moment.
• De vervanging zelf, elke vijf tot zes jaar. Wie langer wacht, koopt in noodtempo na een panne, en dat is altijd duurder.

De cloud: geen investering, wel een maandfactuur

In de cloud koopt u geen hardware. U betaalt per gebruiker per maand, de software is altijd bijgewerkt, en werken vanuit een tweede vestiging of van thuis is geen project meer maar een login. Back-up en uitwijk zijn inbegrepen, tenminste als het contract dat zo regelt.

Ook hier zijn er aandachtspunten die u vooraf moet kennen:

• Uw internetverbinding wordt uw levenslijn. Eén lijn is geen optie meer; een tweede, onafhankelijke verbinding wel.
• De maandkost loopt door, ook in jaar zes. Wie de cloud vergelijkt met een afgeschreven server, vergelijkt oneerlijk. Wie ze vergelijkt met een nieuwe, komt tot een ander beeld.
• De migratie is een project van enkele weken, met een eenmalige kost en een periode waarin uw medewerkers wennen.
• Uw gegevens staan bij een derde. Voor een notariskantoor betekent dat: datacenters in de Europese Unie, duidelijke afspraken over toegang en bewaartermijnen, en een geregelde uitstap als u ooit wilt vertrekken.

De echte vergelijking: de totale kost over vijf jaar

De aankoopprijs van een server en de maandprijs van een cloudlicentie zeggen weinig. Wat telt, is de totale kost van eigendom over de levensduur van de oplossing, doorgaans vijf jaar. Onderstaande tabel zet de posten naast elkaar voor een kantoor met acht werkplekken. De bedragen zijn indicatief en exclusief btw; uw situatie kan afwijken, en net daarom rekenen wij ze in een audit voor uw kantoor uit.

Op papier wint de eigen server dus vaak. Toch is de tabel niet het hele verhaal. Drie posten staan er niet in, en die kantelen de balans geregeld:

• Stilstand. Een dag zonder server kost een kantoor met acht medewerkers al snel enkele duizenden euro's aan verloren uren, nog vóór we het over een uitgestelde akte hebben. Een goed ingerichte cloudomgeving heeft een uitwijk die een lokale server zelden heeft.
• Flexibiliteit. Een tweede vestiging, een associatie, een medewerker die deeltijds van thuis werkt: in de cloud is dat een instelling, bij een eigen server een investering.
• Het einde van de rit. Een server van zes jaar oud is een tikkende klok. De vervanging komt altijd, en zelden op een gunstig moment.

Wanneer de eigen server de juiste keuze blijft

Hebt u één vestiging, weinig thuiswerk, een stabiele bezetting en een server van hooguit drie jaar oud? Hou hem dan, en plan de vervanging op tijd in plaats van ze af te wachten. Laat wel de back-up en de bewaking nakijken. Daar zit bij de meeste kantoren het echte risico, niet in de server zelf.

Wanneer de cloud wint

Werkt u vanuit twee locaties, of denkt u aan een associatie? Werken medewerkers geregeld van thuis? Is de server ouder dan vijf jaar, of staat hij in een kast zonder koeling? Groeit het kantoor? Dan haalt de cloud de eigen server in, ook in de tabel. De maandkost is dan geen last maar een verzekering tegen precies de dingen die een kantoor lamleggen.

Drie vragen om vandaag al te stellen

1. Hoe oud is onze server, en wanneer loopt de garantie af?
2. Wat kost het ons als het kantoor één dag niet kan werken?
3. Waar staan onze gegevens precies, wie kan erbij, en voldoet dat aan de bewaarplicht en de privacywetgeving?

Wie op die drie vragen een helder antwoord heeft, kan de keuze tussen cloud en eigen server rustig maken. Wie ze niet meteen kan beantwoorden, weet waar te beginnen.